Abrechnung für die Betriebskosten erstellen

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Hausbetriebskosten sind regelmäßige Kosten, die durch den Betrieb eines Hauses entstehen. Die Betriebskosten können anteilig auf die Mieter umgelegt werden. Das sollten Vermieter für eine rechtssichere Abrechnung beachten.

Betriebskostenabrechnung erstellen, Fehler vermeiden, Foto: iStock.com/PeopleImages
Bei der Betriebskostenabrechnung müssen Vermieter viel beachten, um Fehler zu vermeiden. Foto: iStock.com/PeopleImages

Die Abrechnung der Betriebskosten ist komplex und Fehler können schnell passieren. Als Grundlage ist das jeweilige Mietverhältnis ausschlaggebend. Welche Kosten der Vermieter wie verrechnen kann und was sonst noch wichtig ist.

Was Betriebskosten sind

Betriebskosten sind jene Kosten, die durch Grundstückseigentum und die bestimmungsmäßige Nutzung eines Gebäudes entstehen. Dazu zählen Reinigungskosten, Grundsteuer oder die Kosten für die Gebäudeverwaltung.

Für die angefallenen Hausbetriebskosten bekommt der Vermieter eine Gesamtrechnung. Kosten, die er weitergeben kann, splittet er und gibt sie an die Mieter weiter. Jeder Mieter übernimmt den Anteil der Gesamtkosten entsprechend des Anteils seiner Wohnfläche an der Gesamtbodenfläche. Die Bodenfläche umfasst keine Keller, Balkone oder Terrassen, Loggien allerdings schon. In den meisten Fällen zahlen Mieter mit ihrem Mietzins eine monatliche Pauschale, die dann einmal im Jahr, in Form der Betriebskostenabrechnung, gegengerechnet wird.

Neben der Wohnungsgröße ist relevant, unter welchen Zuständigkeitsbereich der Mietvertrag fällt. Für Altbau, geförderten Neubau oder Genossenschaftswohnungen sind die zulässigen Posten gesetzlich genau geregelt. Zu finden sind sie im Katalog der Hausbetriebskosten.

Was zu den Betriebskosten zählt

Je nachdem unter welches Gesetz das Mietobjekt fällt, ist klar geregelt welche Kosten auf die Mieter abgewälzt werden dürfen.

Mietrechtsgesetz (MRG): Wohnungen, die unter das MRG fallen, werden noch einmal geteilt in Wohnungen, für die das MRG voll gilt und jene, die den Regelungen nur teilweise unterliegen. Voll unterliegen dem MRG Wohnungen in Altbauten, die vor 1945 errichtet wurden und öffentlich geförderte Neubauten.

Wohnungsgemeinnützigkeitsgesetz (WGG): Für Genossenschaftswohnungen gelten die entsprechenden Bestimmungen des MRG.

Allgemeines Bürgerliches Gesetzbuch (ABGB): Das ABGB gilt für Neubau, der nicht gefördert wurde und Ein- oder Zweifamilienhäuser. Bei Wohnungen, die unter das ABGB fallen, gilt die freie Vertragsvereinbarung. Bei unklaren Vereinbarungen kommt es darauf an, ob der Mietvertrag dem Konsumentenschutz unterliegt, oder nicht. In manchen Fällen kann sogar die ganze Mietvertragsklausel unwirksam sein.

Kosten nach WGG und MRG

Bei Wohnungen, die im Vollanwendungsbereich des MRG liegen, zählt das Gesetz die zulässigen Kostenpositionen klar auf.

Gesetzlich festgelegte Positionen sind:

  • Wasser/Abwasser
  • Wasserdichtheitsprüfung
  • Eich-, Ablese- und Abrechnungskosten bei einer Verbrauchsabrechnung für Kaltwasser, sofern es eine Vereinbarung dazu gibt
  • Kanalräumung
  • Müll
  • Entrümpelung von herrenlosem Gut, können Gegenstände bestimmten Mietern zugeordnet werden, müssen diese für die Entrümpelung aufkommen.
  • Schädlingsbekämpfung
  • Kehrgebühren (Rauchfangkehrung)
  • Strom für die Beleuchtung des Stiegenhauses und von Gemeinschaftsflächen
  • Versicherungsprämien für Feuer, Haftpflicht und Leitungswasserschaden
  • Versicherungsprämien für Glasbruch und Sturmschaden, sofern mehr als die Hälfte der Mieter dieser Überwälzung zugestimmt hat
  • Verwaltungshonorar
  • Hausreinigung und Schneeräumung
  • öffentliche Abgaben
  • laufende Betriebskosten von Gemeinschaftsanlagen, wie beispielsweise einem Lift oder der Heizung

Kosten nach ABGB und HeizKG

Bei Wohnungen, die dem ABGB oder HeizKG unterliegen, ist im Mietvertrag geregelt welche Betriebskosten abgerechnet werden. Ist im Mietvertrag nichts vereinbart, muss der Vermieter die anfallenden Betriebskosten nach Paragraf 1099 ABGB selbst tragen.

In Wohnungen, die in den Anwendungsbereich des HeizKG oder ABGB fallen, zahlt der Mieter meist nur die Betriebskosten, die tatsächlich während seiner Mietdauer anfallen. Gab es also einen Mieterwechsel während eines Abrechnungszeitraums, so ist dieser entsprechend zu teilen.  

Was nicht als Betriebskosten abgerechnet wird

Betriebskostenabrechnung erstellen, Porto, Briefkasten, Foto: iStock.com/MilaDrumeva
Nicht alle Kosten können auf die Mieter umgelegt werden. Briefporto gehört zum Posten Verwaltungshonorar. Foto: iStock.com/MilaDrumeva

Neben den zulässigen Betriebskosten gibt es auch Positionen, die der Vermieter nicht auf die Mieter umlegen darf. Dazu zählen Reparaturen oder Rücklagen, die der Vermieter für einen Reparaturfall bilden will. Hat der Vermieter beispielweise für den Lift einen Vollwartungsvertrag, können die Vertragskosten nicht vollumfänglich umgelegt werden. Er muss die enthaltene Reparaturpauschale abziehen.

Findet sich auf der Abrechnung bereits ein Verwaltungshonorar, zählen dort auch Porti, Bankkosten, Telefongebühren oder Zinsen dazu. Der Vermieter darf sie nicht zusätzlich berechnen.

Bestimmten Versicherungen, wie Sturmschaden- und Glasbruchversicherung muss die Mehrheit der Mieter zugestimmt haben, sonst sind sie ebenfalls nicht zulässig.

Ein Sammelbecken für alle möglichen Kosten ist meist der Punkt „Sonstiges“. Am besten ist es daher, wenn der Vermieter darauf von vornherein verzichtet und alle Positionen aufschlüsselt. So können Rückfragen und Missverständnisse vermieden werden.

Wann abgerechnet wird

Gilt das MRG beziehungsweise das WGG muss der Vermieter die Betriebskostenabrechnung für das vergangene Kalenderjahr bis zum 30. Juni legen. Dazu muss sie inhaltlich nicht gleich korrekt sein. Es genügt, wenn zunächst alle zu verrechnenden Posten in einer Aufstellung zusammengefasst sind. In dem Fall hat der Vermieter noch bis zum Ende des Jahres Zeit, die Abrechnung zu korrigieren. Nach Ablauf dieser Frist kann er keine Kosten mehr geltend machen.

Rück- oder Nachzahlungen

Unter dem MRG muss der Vermieter ein mögliches Guthaben bis zur Zahlung der übernächsten Miete auszahlen. Ebenso muss eine Nachzahlung bis zu diesem Zeitpunkt erfolgen, sofern der Mieter mit der Abrechnung einverstanden ist. Bekommt der Mieter seine Abrechnung also beispielsweise im Juni sind offene Zahlungen im August fällig.

Für frei finanzierte Wohnungen gelten die Regelungen, die im Mietvertrag stehen.

Belegeinsicht

Betriebskostenabrechnung erstellen, mehrere Ordner mit Dokumenten darin, Foto: mnirat/stock.adobe.com
Der Mieter hat das Recht auf Belegeinsicht, wenn sie Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung haben. Foto: mnirat/stock.adobe.com

Die Jahresabrechnung muss im Haus zur Ansicht vorliegen, Mieter einer Genossenschaftswohnung bekommen die Abrechnung zugeschickt. Grundsätzlich haben Mieter das Recht auf Belegeinsicht, die der Vermieter gewähren muss. Er darf sich in diesem Zusammenhang nicht auf den Datenschutz berufen und damit die Einsicht verwehren. Kann er keine Belege vorweisen, muss der Mieter die Abrechnung nicht begleichen.

Nachdem die Abrechnung dem Mieter zugänglich gemacht wurde, hat er im Anwendungsbereich des MRG rückwirkend bis zu drei Jahre Zeit sie anzufechten. Mieter einer Genossenschaftswohnung können innerhalb von sechs Monaten Belegeinsicht fordern. In frei finanzierten Wohnungen gilt, was im Mietvertrag vereinbart wurde. Im Zweifel sollte ein Anwalt hinzugezogen werden.

Gegen Kostenübernahme können Mieter auch Kopien der Belege anfordern.

Wer zahlen muss

In Wohnungen, für die das MRG oder WGG gilt, muss derjenige die Betriebskosten zahlen, der zum Zeitpunkt der Abrechnung in der betreffenden Wohnung Hauptmieter ist. Das gilt auch, wenn die Kosten einen Zeitraum betreffen, zu dem der Mieter noch nicht in der Wohnung wohnte. Zieht ein Mieter also im Mai in eine Wohnung und bekommt im Juni die Abrechnung über die Hausbetriebskosten, muss er diese zahlen. Rückzahlungen gehen ebenfalls an den zum Stichtag Mietenden. Betriebskostenguthaben ins Folgejahr zu übertragen ist nicht zulässig. Nach- wie Rückzahlungen müssen in jedem Fall geleistet werden.

Für Wohnungen, die nicht unter das MRG fallen, gilt was im Mietvertrag steht. Meist wird eine Schlussrechnung erstellt, wenn ein Mieter auszieht.

Bei Leerstand einer Wohnung, muss der Vermieter die dadurch entstehenden Kosten selbst tragen und darf sie nicht auf die anderen Mieter umlegen.

Wie abgerechnet wird

Die Betriebskostenabrechnung muss eine übersichtliche Aufstellung aller angefallenen Betriebskosten enthalten. Einmal jährlich werden die für das Haus entstandenen Gesamtkosten anteilig auf die Mieter verteilt. Die jeweilige Höhe errechnet sich aus der Größe der eigenen Wohnung im Verhältnis zum Gesamtgebäude, inklusive Geschäftslokalen. Nicht dazu zählen Keller, Balkone und Terrassen.

Link-Tipp

Wie Sie die Wohnfläche berechnen, lesen Sie hier.

In den meisten Fällen zahlen Mieter monatlich eine vorher vereinbarte Betriebskostenpauschale zusammen mit ihrem Mietzins. Einmal im Jahr erhalten sie die Hausbetriebskostenabrechnung. Wenn die tatsächlichen Kosten den bereits gezahlten Betrag übersteigen, wird eine Nachzahlung fällig. Sind die Kosten geringer bekommen die Mieter eine Rückzahlung.

Achtung

Wird in einem Haus etwas zu- oder angebaut, ergeben sich womöglich neue Größenverhältnisse. In diesem Fall muss der Betriebskostenschlüssel neu berechnet und angepasst werden.

Betriebskostenabrechnung erstellen, gewerblicher Mieter, Müll, Foto: iStock.com/bgwalker
Verursacht ein gewerblicher Mieter unverhältnismäßig hohe Betriebskosten, muss er sie allein tragen. Foto: iStock.com/bgwalker

Bei Genossenschaftswohnungen werden die Betriebskosten manchmal auch nach Nutzwert aufgeteilt. Dabei bekommen Wohnungen Zu- oder Abschläge für Eigenschaften, die als wertmindernd oder -steigernd gelten. Zu diesen Eigenschaften kann ein Balkon gehören oder auch eine günstige Grundrissgestaltung.

Verursacht ein Mieter, beispielsweise durch gewerbliche Nutzung, sehr hohe Betriebskosten, kann die grundsätzliche Aufteilung nach Fläche unterbrochen werden. Ist der Verbrauch von beispielsweise Wasser oder der anfallende Müll unverhältnismäßig hoch, zahlt der betreffende Mieter die Mehrkosten allein. Unverhältnismäßig heißt, dass der tatsächliche Verbrauch mindestens doppelt so hoch ist, wie der eigentliche Anteil.

Info

Bei einer Betriebskostenpauschale wird die Monatsmiete nicht in Hauptmiete und Betriebskosten geteilt. In diesem Fall entfällt auch eine Betriebskostenabrechnung. Der Nachteil für den Vermieter ist, wenn die tatsächlichen Kosten die Vorauszahlungen übersteigen. Die Miete darf dann nicht angepasst werden. Ein Vorteil ist, dass zu hoch angesetzte Kosten auch nicht an den Mieter zurückgezahlt werden müssen.

Aufbau der Abrechnung

In der Betriebskostenabrechnung müssen die Einnahmen und Ausgaben übersichtlich aufgelistet und nachvollziehbar bezeichnet sein. Die Abrechnung soll für die Mieter leicht zu verstehen sein, damit sie sich ein Bild von den pauschal bezahlten Beträgen und den tatsächlichen Kosten machen können.

Auch der Verteilerschlüssel, meist nach Wohnfläche, muss aus der Hausbetriebskostenabrechnung ersichtlich werden. Bei größeren Objekten ist es manchmal ratsam, eine Orientierungshilfe anzulegen. Dazu bezeichnet der Vermieter die Belege am besten genau, sortiert sie chronologisch und bezeichnet oder nummeriert sie.

Es reicht nicht aus, einzelne Posten nur als Summenposition anzugeben: Steht in der Abrechnung etwa „3.800 Euro für Wasser/Abwasser“ ist das nicht genug. Die Position „Wasser“ müsste zum Beispiel alle Vorschreibungen des Wasserwerks mit dem entsprechenden Datum aufweisen.

Grundsätzlich enthalten sein müssen:

  • Name und Anschrift des Mieters
  • Benennung der Abrechnungseinheit und des Abrechnungszeitraums
  • Erklärung zum Aufteilungsschlüssel
  • Ggfs. Erklärung zu abweichender Aufteilung (bspw. Liftkosten)
  • detaillierte Kostenaufstellung aller angefallenen Betriebskosten
  • Summe aller angefallenen Betriebskosten
  • Anteil der jeweiligen Wohneinheit
  • Berechnung von Guthaben oder dem Nachzahlungsbetrag anhand der geleisteten Vorauszahlungen.

Wie Betriebskosten erhöht werden

Bei einem Anstieg der Betriebskosten darf der Vermieter diese erhöhen. Dies ist einmal im Jahr mit der Hausbetriebskostenabrechnung möglich. Der Vermieter kann den anteiligen Pauschalbetrag dann um maximal zehn Prozent gegenüber dem Vorjahresbetrag erhöhen.

Wurde der Mietzins im Mietvertrag nicht in Mietzins, Betriebskosten und Umsatzsteuer aufgeschlüsselt, so gilt ein Pauschalmietzins. Bei einem solchen Mietvertrag ist die Erhöhung der Betriebskosten unzulässig.

Wenn der Mieter nicht zahlt

Die Abrechnung ist erstellt und eine Nachzahlung des Mieters wird fällig, doch der reagiert nicht? Die erste Möglichkeit ist dem Mieter eine Mahnung zukommen zu lassen. Danach hat er weitere ein bis zwei Wochen Zeit, seine Nachzahlung zu leisten.

Verstreicht auch diese Frist, kann der Vermieter eine Mahnklage beim zuständigen Bezirksgericht einreichen. Das Gericht stellt dem Mieter anschließend einen Zahlungsbefehl zu. Als Alternative bleibt, neben der Kündigung, noch die Möglichkeit einer einvernehmlichen Klärung mit Hilfe einer Schlichtungsstelle.

Info

Der Vermieter kann dem Mieter wegen offener Betriebskosten eine fristlose Kündigung aussprechen, wenn der fehlende Betrag zwei Monatsmieten übersteigt. Andernfalls bleibt der Weg über das Gericht.

FAQ

Was sind allgemeine Betriebskosten?

Die allgemeinen Betriebskosten, umgangssprachlich Nebenkosten, sind jene Kosten, die regelmäßig auf ein gesamtes Haus entfallen und durch seinen Betrieb entstehen. Sie können zu großen Teilen vom Vermieter an die Mieter weitergegeben werden.

Was zählt als Betriebskosten?

Betriebskosten entstehen einem Eigentümer durch das Eigentum und die bestimmungsmäßige Nutzung eines Gebäudes. Dazu zählen, neben weiteren, Reinigungskosten, Müll, Wasser und Abwasser, die Grundsteuer oder die Kosten für die Gebäudeverwaltung.

Was zählt nicht zu den Betriebskosten?

Nicht zu den Betriebskosten, die umgelegt werden können, zählen Reparaturen, Porti, Bankkosten, Telefongebühren oder Zinsen. Auch bestimmten Versicherungen, wie Sturmschaden- und Glasbruchversicherung muss die Mehrheit der Mieter vorher erst zugestimmt haben.

Auf den Sammelpunkt „Sonstiges“ sollte der Vermieter verzichten und lieber gleich alle Positionen aufschlüsseln.

Wie werden Betriebskosten abgerechnet?

Einmal im Jahr erhalten Mieter die Betriebskostenabrechnung. Entsprechend des Anteils der Wohnfläche an der Hausfläche zahlen sie anteilig die Gesamtkosten. In den meisten Fällen wird monatlich zusammen mit dem Mietzins eine Betriebskostenpauschale gezahlt.

Bei Pauschalmietzins, übermäßig hohen Betriebskosten oder in frei finanzierten Wohnungen sind andere Regelungen möglich.

Welche Fristen müssen bei der Betriebskostenabrechnung beachtet werden?

Gilt das MRG, reicht eine grobe Aufstellung bis zum 30. Juni. Der Vermieter hat anschließend bis zum 31. Dezember Zeit für die ausführliche Vorjahresabrechnung. Danach kann er keine Kosten mehr geltend machen.

Können sich Mieter gegen eine fehlerhafte Betriebskostenabrechnung wehren?

Mieter können bis drei Jahre rückwirkend Einspruch erheben. Bei Mietern einer Genossenschaftswohnung haben sie sechs Monate Zeit. In frei finanzierten Wohnungen gilt was im Mietvertrag steht.

Wer muss die Betriebskosten zahlen?

Die meisten Kosten lassen sich an die Mieter weitergeben. Entscheidend dafür ist das Mietverhältnis. Im Anwendungsbereich des MRG zahlt derjenige die Rechnung oder bekommt die Gutschrift, der zum Zeitpunkt der Abrechnung in der Wohnung wohnt.

Wann muss der Vermieter für die Betriebskosten aufkommen?

In frei finanzierten Wohnungen gilt was im Mietvertrag steht. Ist dort keine Regelung zu finden, muss der Vermieter selbst aufkommen (§1099 ABGB). Zudem muss der Vermieter für die Betriebskosten aufkommen, wenn die Wohnung leer steht.

Wie erstellt man eine Betriebskostenabrechnung?

Einnahmen und Ausgaben müssen in der Betriebskostenabrechnung übersichtlich aufgelistet und nachvollziehbar bezeichnet sein. Die Verteilung nach Wohnfläche, Name und Anschrift des Mieters, den Abrechnungszeitraum, die Summe aller Betriebskosten sowie den Anteil des jeweiligen Mieters und die Berechnung von Nach- oder Rückzahlung bezüglich der Vorauszahlung muss die Abrechnung ebenfalls enthalten.

Wie werden die Betriebskosten erhöht?

Bei einem Anstieg der tatsächlichen Betriebskosten, kann der Vermieter die monatliche Pauschale um maximal zehn Prozent erhöhen. Möglich ist das einmal im Jahr mit der Betriebskostenabrechnung.

Wie können Betriebskosten bei einem Pauschalmietzins erhöht werden?

Bei einem Pauschalmietzins, bei dem die Betriebskosten nicht gesondert aufgeführt sind, ist eine Erhöhung nicht zulässig.

Was ist, wenn der Mieter seine Betriebskosten nicht zahlt?

Der Mieter ist verpflichtet, die Betriebskosten zu zahlen. Tut er dies nicht, kann der Vermieter zunächst eine Mahnung schicken. Hilft das auch nicht, kann beim Gericht eine Mahnklage eingereicht werden. Das Gericht versendet dann einen Zahlungsbefehl.


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